MAKALAH TATA RUANG KANTOR

TATA RUANG KANTOR

 

 

1.     Asas-asas Pengorganisasian Kantor

 

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asas manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:

1.    Asas Tujuan

Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami.  Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.

 

2.    Asas Kesatuan Fungsi

Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.

3.    Asas Hubungan Individual

 

Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus

 

melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus

 

terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.

 

4.    Asas Kesederhanaan

Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.

 

5.    Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan

 

 

6.    Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.

 

7.    Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.

 

8.    Asas Jangkauan Pengawas

Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.

9.    Tujuan tata ruang kantor

 

 

 

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

 

 

10.Bentuk-bentuk tata ruang kantor

 

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

 

Keuntungannya:

  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

 

 

 

II.         Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

  Mudah merubah ruangan.

  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

 

Kelemahannya:

  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

  Pekerja akan kehilangan kepribadian.

  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

 

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

 

  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TATA RUANG KANTOR

 

 

OLEH:

 

NAMA:novinurastarianingsih

 

KELAS:X PEMASARAN 1

 

NO.ABSEN:23

 

 

SUMBER

 

http://garnismanis.blogspot.com/2011/01/asas-asas-pengorganisasian-kantor.html

 

https://gurulia.wordpress.com/2009/04/09/tujuan-tata-ruang-kantor/

 

 

TATA RUANG KANTOR

 

 

1.     Asas-asas Pengorganisasian Kantor

 

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asas manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:

1.    Asas Tujuan

Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami.  Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.

 

2.    Asas Kesatuan Fungsi

Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.

3.    Asas Hubungan Individual

 

Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus

 

melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus

 

terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.

 

4.    Asas Kesederhanaan

Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.

 

5.    Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan

 

 

6.    Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.

 

7.    Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.

 

8.    Asas Jangkauan Pengawas

Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.

9.    Tujuan tata ruang kantor

 

 

 

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

 

 

10.Bentuk-bentuk tata ruang kantor

 

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

 

Keuntungannya:

  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

 

 

 

II.         Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

  Mudah merubah ruangan.

  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

 

Kelemahannya:

  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

  Pekerja akan kehilangan kepribadian.

  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

 

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

 

  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TATA RUANG KANTOR

 

 

OLEH:

 

NAMA:SYIFAUL QOLBI

 

KELAS:X PEMASARAN 1

 

NO.ABSEN:33